社内の情報管理、ファイル管理は Office 365 だけで充分

「連絡手段が多すぎて、しかもケースバイケースなので困る。一番多いのはメールだが最近は LINEに Facebook メッセージも増えてきた。そうそう、時にはiPhone のメッセージにも連絡がくる。画像や文書などの共有は、Dropboxと Evernote を使っている。相手によっては OneDrive や Box だったりもする。個人的には iCloudも使っているので何をどこにしまったのか忘れてしまう。あと、外部とのコミュニケーションでは ChatWork や slack を使うこともあって、三日間ほど連絡に気づかないこともあって相手に叱られるよ」

そう語るのは中堅工務店の A 社長。大変だなぁと思ったが、私も似た状況なので苦笑するしかない。外部とのやりとりだけなら今のままでも良いが、社内の情報共有もこのようにケースバイケースでやっていたら、いずれ社内は大混乱するだろう。早いうちに社内情報の管理システムを一本化したいもの。

私は今年から社内的にはマイクロソフトの「Office 365」を使っている。ドキュメント共有やソフト共有だけならマイクロソフト以外にも選択肢があったが、いくつかの理由で私は「Office 365」に決めた。

まずひとつは、長年使い慣れた Wordや Excel、PowerPoint などのOffice 製品の最新版がずっと使い続けられること。このアドバンテージは大きい。
それに、ひとつのアカウントで最大5台のPC（Mac または Windows）、5台のスマホ、5台のタブレットにOffice 製品をダウンロードできるのがうれしい。

二つ目は「Office 365」にある三つのプランのうち二つに、独自の情報共有システムが標準装備されているからだ。

・オンライン会議システム・・・高画質で利用時間は無制限。
会議やミーティングをオンラインに切り替えてコストダウンに成功している企業は多い。
・社内ソーシャルネットワーク・・・社内のちょっとした報告・連絡・相談が密になるツール。日報管理にこれを使っている会社も多い。
・作業管理ツール・・・計画やタスクの作成、整理、共有ができる。
部下やチームメンバーの目標や計画、タスク、進捗具合を瞬時に把握できるので、PDCA サイクルをきちんと回しつづけることが可能になる。
・社内チャット・・・メンバーの着席状況が確認でき、手軽にリアルタイムチャットが始められる利点は大きい。

正直いって、これだけ充実した機能があるわけだから、会社の中はこれ一本であとは何も要らないのではないかと思っている。

利用料が大変リーズナブルに設定されているのも「Office 365」人気を支える大きな理由になっている。

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