Best of がんばれ!社長  武沢 信行

ベストオブがんばれ社長!社長・経営者を応援する「がんばれ!社長」ベストメッセージ(メルマガ「がんばれ社長!今日のポイント」バックナンバーより選抜公開)

使用時間の実態調査

   

7月の経営セミナーに参加された建設業の社長が「8月はもっと社長本来の仕事に時間を割き
たい」と言われた。すばらしいことだと思う。ということは、次の点をクリアにしなければ
ならない。

1.今は社長本来の仕事をしていないということだが、それは何の時間か?
2.社長本来の仕事とは何をする時間か?
3.8月はそれぞれ何時間増やしたいか(または減らしたいか)?

そんな質問をしたところ、社長は目を白黒しておられた。「そんなこと考えたこともない」と
でも言わんばかりである。

「であれば社長、まずは8月の前半をつかって実態調査をしてみませんか。社長が何に時間を使
っているのかを15分刻みで記録を取るのです。出費記録を付けるのと一緒で、最初は面倒に感
じますが、やりだすとすぐに慣れますよ」

「どうやって記録を取ればいいのですか?」と聞かれたので次のようなお話しをした。

私が何に時間を使っているかの実態調査を初めて行ったのはコンサルタント開業3年目ごろの43
歳(1997年)だった。メモ用紙とボールペンをつかって一週間ほどやってみた。30分刻みのゆ
るい調査だったが、事務作業の時間と客先滞在時間の多さに唖然とした。同時に、読書時間の
少なさにも驚いた。
その後、毎年一回の割合で実施していたが、5年目になって状況がかなり変わってきたので、や
り方もガラリ変えてみた。

2001年(平成13年)12月のことだった。前の年にメルマガを創刊していたし、中小企業家同友
会では地区の役員をしたり、県全体の経営計画講座の講師を引き受けていたので、詳細な時間
調査の必要を感じ始めた。今でこそ、スマホを使って簡単かつ詳細に時間調査が可能だが、
そのころはこんなアナログな方法しかなかった。

Excel で B4サイズの表をつくる。タイトルは「使用時間調査分析表」とし、朝5時から午前1時
まで20時間記録できるようにした。
一行につき15分、したがって四行で1時間になるようにした。
前もって、私の使用時間を次の21種類書き出しておき、それぞれの蛍光ペンの色も決めて
おいた。

私の21種類の時間とは次の通り。

1.睡眠
2.自宅(団らん、食事、休息)
3.作戦time(計画立案)
4.メルマガ発行
5.執筆(本などの原稿)
6.サイト構築
7.mail 対応
8.A 来客(顧問先)
9.B 来客(顧問先に準ずる来客)
10.C 来客(仕事に直結しない来客)
11.A 訪問(顧問先)
12.B 訪問(顧問先に準ずる相手への訪問)
13.C 訪問(仕事に直結しない相手への訪問)
14.セミナー開催、依頼講演
15.会食、懇親会
16.ジム、トレーニング
17.読書
18.移動時間(通勤、出張、訪問)
19.ネットサーフ(今なら SNS も)
20.食事/休憩
21.O/W(オフィスワーク。資料作成、企画開発、打ち合せなど)
この当時の実物画像(画像は2002年1月のものだが)がこちら。 
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当時のある一週間の上位5傑は次のようになった。

1.O/W(1,215分、全勤務時間の20%、一日平均2時間53分)
2.メルマガ発行(1,155分、19%、2時間45分)
3.mail 対応(525分、9%、1時間15分)
4.食事/休憩 (495分、8%、1時間10分)
5.執筆 (420分、7%、1時間)

※前の週に新しいスタッフが入社したことから、研修や打ち合わせが増えて「O/W」
「食事/休憩」が普段より多くなっている。

※【公式版】の『がんばれ社長!今日のポイント』をお読みの方には、私が実際に使っていた
使用時間調査の Excelファイルを添付させていただきました。

 まだの方はこれを機会に【公式版】(無料)に登録されませんか。
 新規ご登録の方にも今日のファイルを進呈させていただくので、
 こちらから登録をお願いします。
 
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最近は手作業だけでなく、スマホアプリでも簡単に時間記録が取れるようになった。
私は iPhone 版の「Timenote」(タイムノート)を使っており、最新の仕事は
次の4ジャンル、17種類にしている。

A.マネタイズ活動
  1.セミナー/講演
  2.出版/執筆(月刊誌、本、小説、広告原稿)
  3.コンサルティング(顧問、スポット含む)

B.戦略活動
  1.メルマガ発行/サイト構築
  2.計画/立案
  3.企画/開発
  4.読書/学習(セミナー受講なども含む)
  5.環境/整備
  
C.管理活動
  1.来客対応/会議参加(顧問先以外の)
  2.打ち合わせ会食
  3.事務/ネット(メール対応、 SNS 含む)

D.付帯活動
  1.移動時間
  2.スポーツ/ウォーキング
  3.食事/休憩/団らん
  4.私用会食
  5.娯楽
  6.睡眠/仮眠


《関連セミナー情報》
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・8月24日(水)16時~19時 名古屋開催
・9月29日(木)16時~19時 東京開催
 → http://www.e-comon.co.jp/session/?p=7002 

 個人の使用時間管理のやり方だけでなく、幹部や社員を巻きこんで調査分析し、対策を講じ
る方法もお伝えします。
 本気講座、経営計画合宿受講者の方は一社からお二人の受講が可能です。
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